Prozesse

Geschäftsziele werden durch eine stukturierte Vorgehensweise erreicht. Schon vor der Industrialisierung wurden in den Manufakturen des späten Mittelalters bzw. der angehenden Neuzeit hochwertige Produkte in der großen Mengen hergestellt. Durch eine geeignete Struktur des manuellen Herstellungsprozesses wurden Kosten gesenkt und die Effizienz gesteigert.

Die historischen Wurzeln wie auch moderne industrialierte Ausgestaltung charakterisieren einen Prozess als Summe bzw. übergeordnete Zusammenfassung von Vorgängen bzw. Abläufen, die sich immer identisch bzw. nahezu identisch wiederholen und sich über mehrere bzw. eine Vielzahl von einzelnen Arbeitsschritten erstrecken. Auf Prozessebene sind einzelne Arbeitsschritte als Prozesselement oder Prozessschritte zusammengefasst. Somit kann ein Prozess in einer sehr einfachen und grundsätzlichen Ausgestaltung als zweidimensionale Struktur betrachtet werden, wobei die zeitliche Abfolge der Arbeitsschritte bzw. Prozessschritte und die sich wiederholenden gleichartigen Vorgänge jeweils eine Dimension des Prozesses darstellen.

An diesem Beispiel sind zwei wesentliche Eigenschaften bei der Vorgehensweise zu erkennen. Wie bei den mittelalterlichen Manufakturen sind die Vorgänge, die dem Prozess folgen im Wesentlichen identisch aufgebaut. Dies ermöglicht die schon beschriebene Optimierung entlang der definierten Prozesskette. Darüber hinaus ist aber auch zu erkennen, dass aufgrund der gleichartigen Vorgehensweise auch die mit dem Prozess verbundene Wertschöpfung bei der Produktion im Wesentlichen identisch ist.

Mit einem ausgearbeiteten Prozess wird sich die Wertschöpfung bei Vorgangsbearbeitung vervielfältigen ohne dabei die Vorgehensweise immer wieder neu überarbeiten zu müssen. Aus betriebswirtschäftlicher Sicht macht dies die Vorgehensweise und den gesamten Herstellungsprozess sinnvoll plan- und kalkulierbar. Dies ist eine maßgebliche Voraussetzung für den Erfolg des Geschäftsprozesses.

Die grafische Darstellung stellt aber auch schon weitere Verbesserungen für den Prozessablauf dar. Insbesondere können die immer gleichartig dargestellten Prozessschritte 01 und 02 zusammengefasst werden, um den Prozess weiter zu optimieren. Dies ist in der nachfolgenden Grafik verdeutlicht:

Mit der Zusammenfassung der Prozesschritte 01 und 02 können ggf. Maschinen besser ausgelastet werden, Vorgänge parallelisert werden, die zeitliche Abfolge verkürzt werden etc. Somit ergeben sich aus dem vordefinierten und standardisierten Prozessablauf weitere Verbesserungsmöglichkeiten, die bei der strukturierten Darstellung und Vorgehensweise deutlich ersichtlich sind.

Auf der Basis der bisher gewählten übersichtlichen Darstellung können einzelne Prozessschritte genauer analysiert und strukturiert werden. Bei der Analyse von Algorithmen der Informationsverarbeitung wurde hierfür der Fachbegriff "Divide and Conquer", d.h. "Teile und Herrsche" etabliert. Dies ist nachfolgend an einem Beispiel weiter ausgeführt:

Für die weitere Verbesserung der Vorgehensweise wird nun ein Prozessschritt im Detail analysiert und die dataillierte Vorgehensweise beschrieben. Hierbei werden einzelne Prozessschritte separat (d.h. geteilt von den anderen Prozessschritten, Devide) und für sich alleine (nur aus der eigenen Sichtweise, Conquer) betrachtet.

Die weitere Verfeinerung der Prozessschritte ist notwendig, weil für die sinnvolle Strukturierung das Fachwissen von Spezialisten umzusetzten ist. Die Fachleute für das Fahrwerk werden bei der Innenausstattung nicht unbedingt alle Details kennen, so dass dies den entsprechenden Fachkräften zu überlassen ist.

Aber deutlich soll auch werden, dass die Berührungspunkte der Prozessschritte, an den Stellen an denen der eine Prozessschritt mit dem anderen verbunden ist eine gemeinsame Sprache vorliegen muss. Die diesbezüglich notwendigen Spezifikationen sind zu definieren, abzustimmen und die Einhaltung zu kontrollieren.

Mit dem gewählten Beispiel sollte verdeutlicht werden, dass die prozessorientierte vorgehensweise eine wesentliche Grundlage der Abewicklung der Geschäftsprozesse ist. Aufgrund der sich im Detail ergebenden Komplexität im betriebswirtschaftlichen Umfeld wurde der BPMN2-Beschreibungsstandard etabliert.

Mit dem Beispielprozess für die Herstellung eines Fahrzeugs können gut Anforderungen an Prozesse verdeutlicht werden, die auch für die IT zu berücksichtigen sind. Insbesondere ist eine einheitliche und strukturierte Vorgehensweise erforderlich, um zu gewährleisten, dass für die Vielfalt der IT-Aktivitäten eine grundlegende Vorgehensweise vorgesehen ist.

Bei der Strukturierung der IT-Prozess haben sich auch bei unterschiedlichen Betrachtungsweisen ähnliche Schwerpunkte gebildet. Die Darstellung der ITIL Practices (Management, Service Management und Technisches Management) sind in ähnlicher Art und Weise auch bei der Ordnungsmäßigkeit von Systemen der Rechnungslegung bzw. Besteuerung zu berücksichtigen.

Die übergeordneten Managementvorgaben für die Orientierung der IT an der Geschäftsstrategie sind durch das Management vorzugeben. Die diesbzeügliche Vorgehensweise in der IT ist mit dem Management abzustimmen. Die Umsetzung ist durch das Management zu überwachen.

Der IT-Einsatz bei der Abweicklung der Geschäftsprozesse ist maßgeblich von den Verfahren und Prozessen in der Fachabteilung abhängig. Die Dienstleistungen / Services der IT ist mit der Abwicklung der Geschäftsprozesse in Übereinstimmung zu bringen. Die mit der IT etablierten Kontrollverfahren gewährleisten die vollständige und richtige Verarbeitung der Geschäftsvorfälle.